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Armazenamento De Documentos Em Sua Empresa

Sem dúvida, o gerenciamento de documentos e armazenamento de documentos é uma das preocupações mais relevantes e não tão recentes nas empresas.

A quantidade de documentos operacionais, administrativos e de suporte gerados aumentou significativamente e a digitalização de informações está sendo um dos avanços nas organizações.

Em muitos casos, os arquivos e documentos são algo extremamente importante para algumas empresas, pois fazem parte do dia a dia de cada funcionário. Então, entenda a importância do armazenamento de documentos.

O que queremos dizer exatamente quando falamos sobre gerenciamento de documentos e armazenamento de documentos?

A definição de gerenciamento de documentos consiste em controlar de maneira eficiente e sistemática a criação, a recepção, a manutenção, o uso e a disposição dos documentos.

Assim, ao gerenciar a documentação de empresas, encontra-se uma série de problemas que reduzem a visibilidade e a agilidade na geração e localização das informações necessárias, como:

  • Documentação duplicada: então, com os sistemas atuais de armazenamento de documentos em pastas geram uma otimização no tempo e na organização.
  • Falhas na segurança da informação: alguns dados confidenciais são frequentemente expostos pela complexidade do desenvolvimento eficiente nas permissões de acesso.

Além disso, a perda de documentos devido a exclusões acidentais ou o uso de ferramentas não adequadas criam brechas de segurança.

  • Perda de visibilidade: alguns problemas como problemas no controle de versões de documentos, falta de informações na parte comercial que impede a reutilização de propostas complexo custam muito em termos de tempo (e dinheiro) para empresas.

Portanto, quando uma organização está ciente desses problemas, elas começam a considerar a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos.

Isso não é um simples processo. O estudo do tipo de empresa é essencial quando se considera a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos.

Algumas empresas exigem o gerenciamento de documentos do escritório, outros arquivos gráficos, como imagens ou vídeos, ou o gerenciamento abrangente de todos os tipos de arquivos.

Por que a adoção de um sistema de gerenciamento de documentos é essencial?

  • O armazenamento de documentos evita a perda de documentação, pois todos os documentos são integrados e identificados em um único sistema.
  • Evita a perda de tempo na recuperação da documentação e permite o controle do acesso e a segurança das informações, impedindo que pessoas não autorizadas acessem o conteúdo.
  • Estabelece a colaboração entre os diferentes órgãos da empresa para um gerenciamento ideal do próprio sistema.

Que funções um sistema de gerenciamento de documentos deve cumprir?

As principais funções são três:

  • Coordenar e controlar qualquer atividade relacionada a documentos: criação, recepção, localização, acesso e preservação.
  • Custodiar e recuperar a documentação gerada com a eficiência necessária para que não suponha um impedimento na atividade da empresa.
  • Garantir o bom funcionamento da organização e a conformidade com a legislação atual, garantindo a preservação adequada dos ativos documentais da organização.

Portanto, se você deseja um serviço de gestão de documentos que forneça tudo isso você pode contar com o Grupo Gerenciar!

Sabendo disso, para que esses requisitos sejam atendidos, é muito importante que o sistema escolhido pelas empresas inclua uma série de funcionalidades-chave no nível operacional:

  • Gerenciamento de usuário completo e simples: a definição de permissões no acesso à documentação deve ser fácil de gerenciar pelo administrador do sistema, uma vez que sofre constantes modificações.
  • Integração com o software de escritório: especialmente com o pacote do Microsoft Office, o que facilita muito a geração e o armazenamento de documentos.
  • Digitalização de textos: o reconhecimento óptico de caracteres é de grande ajuda na eliminação do papel nos processos de uma empresa.

Dessa a forma, tudo isso é útil para aumentar a produtividade e a eficiência dos processos produtivos e administrativos, permitindo que os funcionários se comuniquem, colaborem e compartilhem informações em tempo real.

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