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Como Funciona A Gestão Eletrônica De Documentos Obrigatória?

Uma realidade em comum que todas as empresas vivenciam, ´w o acumulo de diversos tipos de papeis todos os dias, que são gerados após a realização de diversos tipos de operações. Uma ótima solução para este problema, é a gestão eletrônica de documentos obrigatória.

Por mais que sejam comuns, trabalhar com documentos físicos tem se tornado algo ultrapassado nos dias de hoje, principalmente quando se leva em consideração a organização de um local de trabalho e a segurança dos dados.

Pensando nisso, a tecnologia oferece soluções para que estes papeis sejam extintos de vez. O Grupo Gerenciar, possui uma plataforma de software que te ajuda a organizar e controlar todos os documentos da empresa, de forma simples e segura.

O que é gestão eletrônica de documentos obrigatória (GED)?

A gestão eletrônica de documentos obrigatória, é um setor de administração voltado para a organização e armazenamento de documentos. O seu objetivo, é fazer com estes documentos permaneçam disponíveis em segurança para serem acessados pelas pessoas certas.

Ele se trata de arrumar os arquivos de forma eletrônica, concentrando todos os dados em forma digital. Com isso, é possível gerar, arquivar, enviar e compartilhar e localizar os documentos que foram digitalizados ou os documentos digitais.

O Grupo Gerenciar, não garante apenas o armazenamento seguro das informações contidas nos documentos, mas também promovem a localização exata dos documentos que você necessitar, com muita rapidez.

Assim, você evita ter que perder horas do seu dia de trabalho tendo que procurar documentos ou arquivos quando eles forem necessitados.

Veja quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos obrigatória

Sabe-se que os documentos fazem parte da grande parte dos processos de uma empresa, escritório ou instituição. Por isso, o acumulo de papeis e a sua falta de organização é uma realidade.

Porém, com a gestão eletrônica de documentos obrigatória, tanto a empresa como os funcionários podem ter diversas vantagens em seu dia a dia. São elas:

  • Economia de espaço e de tempo;

Contando com um bom sistema GED, é possível diminuir de forma significativa a necessidade de arquivar os documentos de papel, assim, além de economizar espaço no escritório, é possível também dedicar o seu tempo para outras atividades da empresa.

A maior parte dos documentos de uma empresa precisam ser arquivados por pelo menos 5 anos, então, é necessário ter um espaço amplo para colocar tanto papel.

Além disso, quando é necessário encontrar algum documento, pé comum que os funcionários percam boa parte do seu dia de trabalho fazendo esta procura. Com o GED, qualquer arquivo pode ser localizado em apenas alguns segundos.

  • Aumenta a produtividade;

Além de proporcionar aos funcionários mais tempo para desenvolverem outras atividades na empresa, a gestão eletrônica de documentos obrigatória, proporciona mais facilidade para a realização de trabalhos integrados entre as equipes de uma empresa.

Isso acontece porque o mesmo arquivo pode ser acessado por diferentes usuários que estejam em locais distintos, isso, resulta em uma otimização de fluxo operacional do negócio.

  • Segurança;

Como o GED oferece a possibilidade de arquivar os documentos em nuvem, isso faz com que eles fiquem seguros, livres de deterioração e danificação.

Além disso, todos os documentos permanecem em sigilo.

Como se pode ver, a gestão eletrônica de documentos obrigatória, pode trazer uma série de benefícios para o dia a dia de uma empresa, benefícios estes que serão resultantes de mais produtividade e organização.

Sendo assim, a gestão eletrônica de documentos obrigatória, pode contribuir para o crescimento e organização de uma empresa. Para levar esta tecnóloga para a sua empresa, acesse agora mesmo o site oficial do Grupo Gerenciar.

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